Mecânica do Trabalho em Equipe
Você foi nomeado líder de uma força-tarefa encarregada de determinar como responder a uma mudança tecnológica emergente no cenário competitivo de sua empresa. No final de cerca de seis meses, você terá que responder pelos esforços conjuntos de quinze pessoas de toda a organização, cujo trabalho pode determinar o sucesso futuro da sua empresa.
Membros da força-tarefa se encontram para três dias de reuniões intensivas. O grupo passa praticamente o dia inteiro, incluindo refeições, conversando e discutindo, com muitas discussões em pequenos grupos que duram até tarde da noite.
No último dia, o grupo aglutina em torno de uma declaração clara de finalidade – não apenas sobre “o que” de sua tarefa, mas o porquê e quem se beneficia em resposta ao desafio. Naquela tarde, você bota para fora as metas específicas e planos que cumprem o seu propósito.
Propósito, objetivos e planos. Você termina a reunião sentindo satisfeito por ter colocado a fundação para um trabalho produtivo, que será feito ao longo dos próximos meses, tanto on-line e em outros encontros.
Mas você não terminou ainda. A fundação está incompleta. Você ainda tem que fazer algum trabalho crucial que muitas equipes esquecem ou pressupõem de que o grupo irá cuidar de si mesmo.
O que está faltando é a crítica, mas muitas vezes negligenciada mecânica de como a equipe fará o trabalho. Isto pode parecer menos importante do que os assuntos como propósito, metas e planos, mas sem ela a força-tarefa nunca se tornará uma verdadeira equipe, um “nós” dedicado a encontrar uma solução ao invés de uma coleção de “Eus” cooperando e muitas vezes brigando.
Esta mecânica compreendem quatro elementos básicos:
Funções e responsabilidades. Cada membro precisa saber o seu papel ou missão na equipe, o que eles são responsáveis por fazer? Em particular, eles precisam saber como seus trabalhos irão contribuir para o trabalho geral da equipe. Claro, os papéis devem permanecer flexíveis. Você não quer que as pessoas rigidamente aderem ao “meu trabalho” ou exclamando “Não ao meu trabalho!” quando os outros precisam de ajuda. Alguns trabalhos serão compartilhados por todos, mas nem todos podem fazer tudo e por isso que os membros precisam de papéis porque eles precisam saber o que podem esperar um do outro. Sem esse tipo de clareza, ninguém será capaz de sentir que é um membro valioso e valorizado da equipe.
Os processos de trabalho. Esses processos definem como a equipe faz o seu trabalho de base. Um bom exemplo é a maneira como as decisões são tomadas. Quem está envolvido na tomada de decisões? Quais são os passos acordados para avaliar as alternativas e fazer uma escolha? Comunicações internas é outro processo importante. Quantas vezes a equipe se encontra online ou face a face? Qual é o propósito das reuniões? Como os membros manteram mutuamente informados – por meio do quais relatórios e discussões e quantas vezes? Além disso, como a equipe colaborará com outras pessoas e grupos na organização? Como o trabalho da equipe se conectará e fluirá ao longo da organização? Que sub-grupos, se houver, serão necessários e para que fins? Poucas equipes precisam ou devem ter um caderno cheio de políticas e procedimentos. Mas cada equipe precisa de um comum acordo sobre como fluirá o as bases do trabalho – tais como tomada de decisão ou comunicação – serão feitas.
Regras de engajamento. Estas são os valores compartilhados, normas, crenças e expectativas, às vezes chamados de cultura da equipe,que forma e restringe o dar e receber dos membros da equipe ao vivo e online. Elas são a cola social que mantém as interações produtivas e previne desacordo construtivo de tornar-se pessoal e disfuncional. Cada grupo abriga as forças que mantém os membros juntos como uma equipe e outras forças que mantém os membros à parte, como indivíduos concorrentes. Um de seus trabalhos-chave como líder da equipe é fomentar as forças construtivas, bloqueando as forças destrutivas. Estabelecendo e discutindo as diversas normas de engajamento – por exemplo, como os membros devem se comportar em reuniões ou quais as formas de conflito que são aceitáveis e quais as formas que não são – são formas importantes para combater as forças destrutivas.
Medidas de desempenho e feedback. Que medidas de progresso, por quem e em qual frequência, serão utilizadas para avaliar o progresso? Quantas vezes as avaliações de desempenho da equipe como um todo serão realizadas? A vantagem de definir claramente como o progresso será medido é que os membros serão capazes de avaliar-se. Seu papel como líder, em seguida, torna-se orientar a busca de soluções ao invés de convencer os membros que existe um problema.
Nas equipes que você lidera, você tomou um tempo para resolver essas coisas?
Tão mundanas quanto elas podem parecer, é importante ser explícito sobre elas. Converse sobre elas e anote as principais. Não assuma, especialmente com as equipes se tornando cada vez mais virtual e trans-cultural, que o que você deseja vai emergir espontaneamente.
Estes são os ingredientes, muitas vezes esquecidos, tão essenciais para o sucesso da equipe.
About Fernando Landim
Fernando Landim - Coach de Liderança e de Executivos, Consultor de Negócios, Analista Comportamental e de Valores Pessoais. Atua a mais de 19 anos, ajudando profissionais e empresas a se desenvolverem e tornarem mais competitivas.